RO e-Factura este sistemul național de facturare electronică din România, gestionat de Ministerul Finanțelor prin ANAF. Pe scurt, este „autostrada” digitală prin care trec facturile între firme și către stat, scopul principal fiind combaterea evaziunii fiscale și digitalizarea relației dintre contribuabili și autorități.
1. Este obligatorie înrolarea în RO e-Factura?
Da. Începând cu 1 iulie 2024, toate persoanele juridice stabilite în România, inclusiv asociațiile de proprietari (care dețin un Cod de Identificare Fiscală – CIF), au obligația de a primi și de a emite facturi în sistemul electronic pentru tranzacțiile B2B (Business-to-Business).
Chiar dacă asociația nu desfășoară activități economice (nu vinde produse sau servicii), ea are calitatea de beneficiar al serviciilor oferite de furnizori.
2. Obligații în calitate de BENEFICIAR
Asociația de proprietari primește facturi de la furnizorii de utilități (apă, gaz, curent), firme de curățenie, lifturi, sau mentenanță.
Primirea facturilor: Furnizorii sunt obligați să transmită factura în sistemul RO e-Factura.
Termen de descărcare: Asociația (prin administrator sau contabil) trebuie să descarce facturile din SPV (Spațiul Privat Virtual) pentru a le putea înregistra în contabilitate.
Originalul facturii: Începând cu iulie 2024, doar exemplarul electronic (fișierul XML) este considerat originalul facturii din punct de vedere fiscal. Factura pe hârtie sau primită pe e-mail are doar rol informativ.
3. Obligații în calitate de EMITENT
În mod normal, asociația de proprietari nu emite facturi către proprietari pentru cotele de contribuție (întreținere), deoarece acestea se stabilesc prin listele de plată, nu prin facturare.
Totuși, asociația trebuie să emită e-Factura dacă:
– Închiriază spații comune (fațade pentru reclame, spații la parter, acoperiș pentru antene GSM) către firme.
– Vinde active ale asociației către alte entități juridice.
Ce pași trebuie să urmeze Asociația?
| Pasul | Acțiune | Detalii |
| 1 | Semnătură Electronică | Administratorul sau contabilul are nevoie de un certificat digital calificat. |
| 2 | Înrolare în SPV | Asociația trebuie înregistrată în Spațiul Privat Virtual pe baza CIF-ului propriu. |
| 3 | Monitorizare | Verificarea periodică a mesajelor din SPV pentru a prelua facturile de la furnizori. |
| 4 | Arhivare | Fișierele XML trebuie arhivate electronic timp de 10 ani. |
Atenție la Sancțiuni!
Dacă asociația primește și plătește o factură care nu a fost transmisă prin sistemul RO e-Factura (deși furnizorul avea această obligație), asociația riscă o amendă egală cu suma TVA-ului înscris pe acea factură (dacă este plătitoare de TVA) sau alte sancțiuni contravenționale privind disciplina financiară.
